收到员工的辞职信后，HR该怎么做？注意这4点！

m喵喵

作为公司的HR，当收到员工的辞职信后该怎么做？

有哪些细节和环节需要特别注意，才能确保后续工作稳稳妥妥的，不出任何差池？

对此，本文梳理出与辞职信有关的风险点和实操知识，并结合工作经验给诸位HR一些可行的建议，希望能帮助大家在工作中减少不必要的“麻烦”。

01

认真审查离职原因，咬文嚼字排除“雷区”

任何风险，都从文字的表达开始！

HR在阅读辞职信时，要快速在脑海中建立一个“连接”，即将文字与法条迅速挂钩，把劳动者的离职原因和可适用的解除类型对接起来，比照后在脑海中作出判断，这辞职的后果是真的了无牵挂的走，还是会有后招“伺候”的？

所以，在审查时对辞职理由要结合上下文再三思量，体察这字句后面隐含的风险。

具体要注意两个方面：

其一是要明确劳动者的辞职理由，即需要劳动者明确究竟具体以何种原因离职，拒绝出现模棱两可的表述，确保通篇辞职符合客观实际，不要出现不必要的歧义。

比如劳动者在辞职信中提及解除理由时就四个字“工资原因”，这样的表述就很容易产生误读，有人理解为劳动者不满工资待遇水平，也有人可能理解为工资未足额支付。

还有HR问，如果劳动者所提的辞职理由，既包括个人原因，也包括用人单位存在过错的原因，该如何破解呢？

那我只能告诉你，尽量语重心长地与劳动者沟通，有技巧地引导劳动者只写个人原因的辞职情形，比如回老家，跳槽，上学等原因，剔除掉其他可能会给公司带来风险的解除理由。

其二是避免劳动者辞职理由表述不一。比如劳动者和HR辞职恳谈，又是叙旧，又是感恩，一副依依不舍的画风，但对离职理由却语焉不详，轻描淡写，偶尔可能会含糊地提到说想回老家找工作等个人原因，但实际在离职原因处填写的却是“未缴纳社会保险、未发工资”等理由。

很多粗心的HR只顾倾听和安抚，还沉浸在留恋的情绪当中，孰不知早已陷入心口不一的套路，于是贪图省事，便不再细细审查书面表述了，一顿操作办完离职手续，万万没有想到后来却引发了争议，裁判机关只认书面理由，用人单位被劳动者以《劳动合同法》第三十八条反戈一击，承担了不必要的赔偿责任。

所以一定要注意，书面依据最重要！

02

个人原因辞职情形，灵活掌握“提前三十天”规定

相信很多HR都遇到过这种情形：

劳动者口头或书面提出辞职后，急不可待，一分钟都不想在公司多待，恨不得下一秒就要离开，弄得公司很被动，无人接替岗位不说，搞的老板也大为火光。

是不是感到一丢丢无奈？

《劳动合同法》第三十七条规定，“劳动者提前三十日以书面形式通知用人单位，可以解除劳动合同。劳动者在试用期内提前三日通知用人单位，可以解除劳动合同。”

这就是法律赋予了劳动者单方解除劳动合同权利的规定。

劳动者在书面通知用人单位后还应继续工作30天，这样是便于用人单位及时安排人员接替其工作，确保正常的工作秩序，避免因解除劳动合同影响企业的生产经营活动，给用人单位造成不必要的损失。

但是在劳动者办理完相关手续，结清相关事宜，岗位也有人及时接替的情况下，也未尝不可批准其提前离职，在一定程度上，这样的灵活操作可以减少用工成本的支出，比如薪酬待遇、社保和住房公积金成本等。

需要注意的是，如果劳动者交完申请后就不辞而别，也不办理相关离职手续，用人单位完全可以记为旷工，按照相应的管理制度处理。

03

审查员工签字的真实性，留存有效书面证据

HR们要养成一个习惯，就是在处理员工关系异动有关的各类事件时（请假、加班、调岗、外派学习、生产、辞职等），最好留存劳动者书面填写的记录。

如果单位本身有一套人事管理的范本表格，方便劳动者平时按需填写，一定是最好不过的了。

这样的好处是：

一是避免由劳动者制作书面文书上会产生的各种跳脱表达；二是表格上流程步骤清晰，审批程序明确，一目了然，便于管理。

尽量避免口头、电话、QQ、微信等方式的申请，这样能保证在将来发生争议时手里有充分的书面证据。

有HR可能会问，如果劳动者因为一些原因不方便书面申请，能不能后补？

这里，我们也要把握好一个度，对劳动者过于苛刻，要求其完成不可能的任务，只会适得其反，引发矛盾。

这个时候不妨同意其后补书面申请的要求，然后不动声色地对劳动者的通话记录进行录音，做好取证工作，以防其事后对口头说过的话不承认。

关于签字，首先要保证是本人所签，防止有些不怀好意的劳动者有欺诈的念想，所以能当场签就当场签，尽量避免“隔夜签”、“出门签”、“快递寄送”。

其次，要留意劳动者签字的字迹，防止其使用的是变色墨水，这里有两个建议：

一个是对字迹颜色感到怀疑时，可以过片刻再核验一下，查看有没有褪色的情况发生；

另一个是可以对照劳动者以前签过字的书面材料，看有没有明显的字迹笔法上的出入。

以上种种，建议HR们在不动声色中完成，细节体现情商！

04

保存好辞职信的原件，确保签批流程在可控范围

劳动者递交辞职申请书是其真实意思表示的单方法律行为，意味着劳动者向用人单位表示真实的辞职意思。

所以，HR们只要确定劳动者“离意已决”，最好明确提醒对方，辞职信不能撤回，亦不能修改，防止劳动者借故收回造成不必要的麻烦。

这里要注意，拿到辞职申请书，再启动离职流程！未拿到，万万不可启动程序。

那如果有人问，劳动者先是递交了辞职申请书，公司也启动解除程序了，后来劳动者又借故拿走了辞职申请书怎么办？

一般来说，HR收到辞职信后，人事管理规范的单位都会要求劳动者再填写一张离职申请表（或离职交接表），然后各部门依次审批签字，核查有无未结事项，最后由相关上级领导决签，同意即可辞职。

这里要注意，HR一定要收好辞职信的原件，而不是看完就退还给对方。

对于原件，一定要：收好！存好！锁好！六个字牢记于心哦！

因为毁坏，丢失，被偷的情况屡见不鲜！

另外，对于签批程序繁琐的单位，为避免劳动者私自复印，用一套离职交接表复印件对付签批流程，而私下拿走离职交接表原件用来做“其他文章”，在收到表后要好好审查所有的手写字迹是否为原迹，尽量在一天之内办完签批程序，并收回原件。